Hoe onderteken ik PDF's met de ValidSign integratie?

Client Online biedt een integratie met ValidSign voor het verwerken van elektronische handtekeningen in PDF-documenten. Dit artikel beschrijft hoe je gebruik kunt maken van deze integratie.

Benodigdheden

  • Een abonnement op Client Online (Professional of hoger)
  • Een abonnement op ValidSign

Voorbereiding

  • Een token van ValidSign moet worden verwerkt in de configuratie van Client Online. Dit kunt u laten verzorgen door support@pinkweb.nl of uw PinkWeb consultant. De token wordt verstrekt door ValidSign (vraag uw ValidSign consultant).
  • In de portal moet ‘autoriseren’ zijn ingeschakeld (dit is de plaats waar de handtekeningen aan de kantoorkant worden gezet).
  • Via Rechten accordering kantoorgebruikers kan worden ingeregeld welke kantoorgebruiker welk type document mag autoriseren (en dus mag ondertekenen). Het is ook mogelijk om in te stellen dat alle gebruikers alles mogen ondertekenen (instelling 'Geen gespecificeerde...').

Bij alle gebruikte gebruikers in het proces moet de voornaam zijn ingevuld.

Voorbereiding van het PDF-document

Ieder PDF bestand kan gebruikt worden in het ondertekeningsproces. Het is ook niet nodig om speciale elementen toe te voegen aan het PDF bestand.

Voor bestaande gebruikers: de elementen /signer1/ en /signer2/ worden niet meer gebruikt.

Plaatsen en ondertekenen van een document

In de nieuwe lay-out: plaats het document via Accordering->Overzicht met de knop ‘Nieuw document’.

Kies in stap 2 voor 'Handtekening vereist': Ja.

In de laatste stap krijgt u de melding dat het document nog naar autoriseren gaat.

Het zojuist geplaatste document is in het overzicht Autoriseren oranje gekleurd om aan te geven dat het nog ondertekend moet worden.

Klik op het vinkje voor het document om het ondertekeningsproces te starten. U wordt bij ValidSign aangemeld met het e-mailadres van de op dat moment ingelogde kantoorgebruiker.

Klik na het ondertekenen op sluiten. Vraag nu een SMS-code aan en stuur het document in.

Accordering door de cliënt en document bekijken.

De cliënt accordeert het document op de gebruikelijke wijze. De cliënt krijgt niet te zien dat er gebruik wordt gemaakt van ValidSign en hoeft geen extra handelingen te verrichten.

Je kunt het document op de gebruikelijke manier bekijken. de handtekeningen zijn als volgt verwerkt.

Download het document en open het in Acrobat Reader om te constateren dat de handtekeningen geldig zijn. Dit hoef je uiteraard niet iedere keer te doen.

Bekende beperkingen

  • Documenten die uit een extern pakket worden ingestuurd kunnen nog niet worden gemarkeerd als te ondertekenen. Ondertekening werkt dus alleen bij via de webinterface plaatsen van het document.
  • Ondertekening door de cliënt via de App leidt niet tot een handtekening in de PDF. Het document gaat wel het reguliere accorderingsproces door.
  • Bij alle gebruikte gebruikers in het proces moet de voornaam zijn ingevuld (dit is een verplicht veld binnen ValidSign).
  • Het e-mailadres van de cliëntgebruiker mag niet gelijk zijn aan het e-mailadres van de kantoorgebruiker.
  • Het e-mailadres van de cliëntgebruiker mag niet gelijk zijn aan het e-mailadres van de cliënt tenzij de cliëntgebruiker moet accorderen.
  • Het e-mailadres van de eigenaar van het account bij ValidSign mag niet hetzelfde zijn als het e-mailadres van de kantoorgebruiker waarmee de ondertekening wordt uitgevoerd en het algemene e-mailadres dat is ingevuld bij de adresgegevens van het kantoor.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk