Hoe stel ik in dat er e-mail en/of SMS herinneringen verstuurd moeten worden voor een te accorderen document?

Handmatig plaatsen

Bij het handmatig plaatsen van een bestand ter accordering kan gekozen worden voor het versturen van automatische e-mail en SMS herinneringen rond de deadlinedatum. De volgende herinneringen worden door het systeem verstuurd:

  • Een herinnering per e-mail 5 dagen voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen
  • Een herinnering per e-mail 3 dagen voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen
  • Een herinnering per SMS 1 dag voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen

Standaardinstellingen kiezen

Het is mogelijk om in te stellen welke waarde standaard geselecteerd is wanneer het document wordt geplaatst. Dit kan via onderstaand scherm. Wanneer het vinkje achter de instelling is aangezet, dan staat standaard de corresponderende instelling bij het plaatsen van een document op 'Ja'.

Plaatsen via een koppeling (extern pakket)

Voor documenten die worden ingestuurd via een koppeling (uit een extern pakket) wordt als volgt bepaald of er wel of niet e-mail en SMS herinneringen moeten worden verstuurd:

  1. Wordt er in het verzoek van het externe pakket meegestuurd dat er e-mail en/of SMS herinneringen moeten wel of niet worden verstuurd, dan wordt deze instelling gekozen.
  2. Wordt er in het verzoek van het externe pakket NIET meegestuurd of er wel/niet e-mail en/of SMS herinneringen moeten worden verstuurd, dan wordt de instelling gevolgd uit bovenstaand scherm (de standaardinstelling dus).

 

Er worden toch herinneringen verstuurd, terwijl de instellingen hiervoor uitstaan

Het kan voorkomen dat een document wordt geplaatst uit een extern pakket, waarbij dit pakket expliciet aan Client Online doorgeeft dat er herinneringen moeten worden verstuurd. Deze instellingen overschrijven de standaardinstellingen die hierboven zijn weergegeven. Wilt u dit niet, neem dan contact op met de leverancier van uw externe pakket.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

  • Avatar
    Mark Huys

    De instelling onder beheer>instellingen>algemeen>accordering betreft een kantoorbrede standaard. zodra je "E-mailherinnering standaard aan:" aanvinkt, zal iedere cliënt herinneringen ontvangen obv het aantal ingevulde dagen voor de deadlinedatum.

Mogelijk gemaakt door Zendesk