Hoe richt ik het portaal snel en efficiënt in?

Met dit quickstart stappenplan kan het systeem snel en in één keer goed ingericht worden. Na het doorlopen van de stappen is de portal klaar voor accorderen, deponeren en SMS instellingen.

Voor extra begeleiding kunt u contact opnemen met PinkWeb. Gratis e-mail en telefonische ondersteuning is beschikbaar, alsmede adviseurs die het hele implementatietraject voor of met u kunnen verzorgen.

Let op: heeft u meerdere vestigingen, dan kunt u ook Vestigingenbeheer afnemen. U kunt dan cliënten afschermen voor andere vestigingen, nieuwsberichten en documenten per vestiging of concernbreed plaatsen en een andere layout per vestiging hanteren.

Neem contact op met PinkWeb om dit te activeren.

Het stappenplan omvat de volgende handelingen:

1. Importeren en aanmaken cliënten

2. Aanmaken cliëntgebruikers

3. Instellen accorderingstokens (alleen voor Accordering Online)

Stap 1: Importeren en aanmaken cliënten

Stap 1: Importeren en aanmaken cliënten

Exporteer uw cliënten vanuit uw relatiebeheerpakket, fiscale pakket, of cliëntenbestand naar Excel of CSV (komma gescheiden) formaat.

Log in op Cliënt Online met de gebruikersgegevens die aan u zijn toegezonden. Inloggen kan via uw eigen website nadat u (of uw webdesignbureau) de integratiecodes heeft geïmplementeerd.

Maak de cliëntgroepen aan via module ‘Beheer’ in de categorie‘ Kantoor’ de taak ‘Client- & kantoorgroepen’. Cliëntgroepen zijn handig om in één keer bepaalde rechten aan een nieuwe cliënt of kantoormedewerker toe te wijzen. Groepen zijn optioneel, maar zonder moeten alle rechten voor een nieuwe gebruiker per module ingesteld worden.

Download het sjabloon voor het importeren van cliënten. Ga naar ‘Beheer’ en kies in de categorie ‘Cliënten’ de taak ‘Importeren’. Klik op ‘Klik hier om het Excel sjabloon te downloaden’

Open in Excel het geëxporteerde cliëntenbestand en het gedownloade sjabloon. Kopieer de gegevens uit het cliëntenbestand naar het sjabloon, zodat de juiste gegevens onder het juiste kopje in het sjabloon komen te staan. Het is mogelijk gegevens later aan te vullen. Sla het sjabloon op uw computer op.

Tip: als u per gewenste cliëntgroep uw cliëntgroep exporteert, dan kunt u direct na de import in één handeling al deze cliënten in een groep plaatsen. Alleen nieuwe cliënten kunnen in groepen worden geplaatst.

Selecteer in de wizard 'Importeren' het sjabloon met gegevens vanaf uw computer: klik op 'Bladeren...'. Klik op 'Volgende' en selecteer de cliënten die u vanuit het Excelbestand wilt importeren in Cliënt Online. Klik op 'Volgende' en selecteer de cliëntgroep 'Cliënten met alle rechten' of een andere door uzelf aangemaakte cliëntgroep om nieuwe te importeren cliënten in deze groepen te plaatsen. Klik tot slot op 'Voltooien' om de cliënten daadwerkelijk te importeren. U kunt de wizard meerdere keren uitvoeren, om zo nieuwe cliënten in de juiste cliëntgroepen te plaatsen.

Stap 2: aanmaken cliëntgebruikers

Stap 2: aanmaken cliëntgebruikers

Een cliënt kan pas op het systeem inloggen als deze over een gebruikersaccount beschikt. Ga naar ‘Beheer’ de categorie ‘Cliënten’ en kies de taak ‘Bulk nieuwe gebruikers’. Daar kunt u eenvoudig voor uw cliënten nieuwe gebruikers(accounts) aanmaken. U kunt ook per cliënt een gebruiker aanmaken. Selecteer dan eerst de cliënt en ga dan naar de taak ‘Nieuwe gebruiker’. Volg de handleiding van module 'Beheer' voor de instructie voor de bulk aanmaak of de enkelvoudige aanmaak van cliëntgebruikers.

Tip: De eerste gebruiker van uw cliënt maakt u het beste een zogenaamde ‘superuser', een gebruiker met alle rechten. Deze gebruiker kan dan voor zijn collega's of medewerkers andere accounts aanmaken.

Stap 3: instellen accorderingstokens

Stap 3: instellen accorderingstokens

Voordat u en/of uw cliënten jaarrekeningen of belastingaangiftes kunnen accorderen is er per gebruiker een pincode nodig. Ga hiervoor naar ‘Beheer’ in categorie ‘Instellingen’ de taak ‘Tokens/rechten’. Selecteer de cliënt(en) waarvoor u pincodes wilt aanmaken en druk op ‘Volgende’, Geef aan op welke wijze uw cliënten een bevestigingscode in kunnen voeren (via een PIN-code of via een SMS-code) bij het accorderen en geef aan op welke manier de cliëntgebruiker kan inloggen (met gebruikersnaam + wachtwoord, of met gebruikersnaam + wachtwoord + SMS-inlogcode voor extra veiligheid). Volg de handleiding van module 'Beheer' voor nadere instructies.

Als u uw cliënt laat accorderen met SMS-codes, dan kunt u vooraf voor de betreffende cliëntgebruikers instellen welke accorderingstaken zij hebben. Per type document kunt u specifiek instellen wie deze mag accorderen. U kan ook toestaan dat uw cliënt zelf wijzigingen aanbrengt in deze accorderingstaken, in dat geval heeft deze cliënt ook de PIN code nodig, die u met de vorige stap kunt aanmaken.

Voor accordering is in principe een akkoord door een bevoegde gebruiker genoeg. Heeft uw cliënt echter twee of meer gebruikers waarvan accordering vereist is, dan kunt u dit instellen. Hiervoor moeten SMS rechten zijn ingesteld,

waarna per document type alle gebruikers die moeten accorderen kunnen worden ingesteld op Moet Accorderen.

Let op! Een cliënt met de rechten ‘Mag Accorderen’ krijgt ‘Geen rechten’ wanneer er een of meerdere gebruikers zijn die moeten accorderen.

Indien u kiest voor accorderen of inloggen met SMS-codes, dan moet het mobiele nummer van de cliëntgebruiker bij de portal bekend zijn. De cliënt kan dit ook zelf instellen als deze de PIN-code heeft. Vervolgens ontvangt hij bij iedere accordering de bevestigingscode per SMS. Indien u kiest voor PIN moet de cliënt de verstuurde PIN code bewaren en deze invoeren bij iedere accordering. Voordeel van accorderen met SMS-codes, is dat bij uw cliënt de taken verdeeld kunnen worden over meerdere cliëntgebruikers: de ene mag jaarrekeningen accorderen en de ander mag bijvoorbeeld aangiftes Omzetbelasting accorderen. Een ander voordeel is dat de cliënt geen PIN-code hoeft te onthouden en dat er 1 accorderingsscherm getoond kan worden van alle aangiftedocumenten van de verschillende cliënten waarvoor documenten klaar staan.

Print de automatisch gegenereerde brieven uit en verstuur deze naar de juiste persoon bij uw cliënt.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk