Welke handelingen zijn noodzakelijk voordat ik het portaal uitrol naar mijn cliënten?

De uitrol naar uw cliënten staat met een goede voorbereiding van de portal en goede instructie van uw medewerkers.

Maak eerst cliëntgroepen aan en daarna de cliënten en cliëntgebruikers. U kunt hierbij gebruik maken van de import functies en de bulk nieuwe gebruikers aanmaak optie. Standaard wordt bij het aanmaken van een cliëntgebruiker direct de logingegevens verstuurd naar de cliënt. Het is dus raadzaam om met deze stap te wachten tot u de portal voor de cliënt hebt ingericht. Optioneel kunt u hiervan afwijken, waardoor u eerst een cliëntgebruiker kunt aanmaken, waarbij u deze op een later moment pas laat inloggen. Deze optie vind u onder module Beheer => Instellingen => Algemeen => tabblad 'gebruiker zonder inloggegevens kunnen aanmaken'.

Zorg ervoor dat de beschikbaar gestelde modules ingericht zijn (het kan zijn dat u niet alle beschreven modules gebruikt):

Dossier Online: maak de mappenstructuur aan bij de client (of kopieer deze vanaf een standaardstructuur), vul deze met relevante informatie, maak eventueel een uploadmap voor de client waar hij documenten terug kan plaatsen, stel algemene dossiers beschikbaar

Accordering Online: maak de pincodebrieven aan voor de clienten onder Beheer => Instellingen => Tokens/rechten en verstuur deze brieven eenmalig per post naar uw cliënten. In deze brief kunt u ook direct de portal aankondigen aan uw cliënten.

Personeel Online: maak de medewerkers aan of importeer deze. Maak sjablonen aan voor stamgegevens en stel afhankelijk van het salarispakket dat u gebruik eventueel de exportcodes goed in. Maak sjablonen aan voor de uren en variabelen, zorg voor goede aansluiting op het salarispakket door ook daar de juiste exportcodes in te vullen. Afhankelijk van de inrichting van het salarispakket en hoe de cliënt verloond wordt, kan het zijn dat er voor iedere client een sjabloon moet worden aangemaakt.

Actueel Online: stel de nieuwsbronnen in, en maak categorieen aan als u eigen berichten wilt gaan invoeren. Stel eventueel de automatische nieuwsbrief in of de persoonlijke nieuwsbrief in combinatie met cliëntgroepen. De nieuwscodese en nieuwsbriefcodes die PinkWeb heeft aangeleverd kunt u integreren in uw website, zodat het mogelijk wordt om nieuwsberichten te integreren in uw website en een mogelijkheid te geven voor bezoekers om zich voor uw nieuwsbrief aan te melden. Geef onder beheer bij het aanmaken van de cliënten aan bij welke branches ze horen, zodat als een client inlogt ook direct zijn eigen branche-informatie ziet.

Single SignOn modules: vul logingegevens van de client in voor de externe applicatie

Content Online: met deze module kunnen interne portal pagina's worden beheerd en ook 1 of meer externe websites. U kunt naar eigen inzicht modules aanmaken (alleen bij interne portalpagina's) en pagina's beheren.

Instrueer kantoormedewerkers: de medewerkers van uw kantoor moeten weten dat de cliënten gaan werken met de portal. Maak de kantoormedewerkers bekend met de portal, laat zien wat de cliënten zien. PinkWeb kan ook dit ook voor u verzorgen, vraag naar de mogelijkheden.

Kondig de portal aan bij cliënten: kondig de portal aan per post of e-mail, geef daarin het belang aan van het gebruik van de portal. Indien u gebruik maakt van Accordering Online kunt u in de brief ook de pincode direct opnemen. Ook kunt u bijvoorbeeld een cliëntenbijeenkomst organiseren, waarin aankondiging en uitleg van de portal centraal kan staan.

Maak cliëntgebruikers aan of activeer login (zie ook 1.): dit is het moment dat u de poorten open zet en de cliënt kan inloggen.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk