Hoe bepaalt Client Online wie van mijn kantoor e-mails ontvangt (communicatieinstellingen)? - afhandeling via cliëntverantwoordelijke, niet standaardinstelling

Waar gaat dit artikel over?

Veel acties in Client Online leiden tot het versturen van een e-mail aan het kantoor. Denk aan:

  • Er is een document geaccordeerd
  • Uw cliënt heeft een  document geupload in dossier

Belangrijk om te weten is dat e-mail altijd wordt verstuurd naar gebruiker. Wanneer u op zoek gaat naar wie waarom een e-mail ontvangt, kijk dan altijd naar de e-mailadressen die zijn ingevuld bij een gebruiker. Het e-mailadres dat is ingevuld in de kantoor- of vestigingskaart wordt niet gebruikt om e-mail naar toe te sturen.

Dit artikel gaat over de inrichting waarbij de cliëntverantwoordelijke wordt gebruikt in plaats van cliënttoegang van de communicatieinstellingen. Weet u niet welke inrichting u heeft, dan heeft u waarschijnlijk de standaarinrichting en is dit artikel niet relevant voor u, maar moet u waarschijnlijk dit artikel gebruiken: Hoe bepaalt Client Online wie van mijn kantoor e-mails ontvangt (communicatieinstellingen)? - standaardinrichting.

Zie ook: Hoe stel ik in welke gebruiker foutrapporten vanuit een koppeling ontvangt?

Eerst wordt beoordeeld welke gebruikers zijn ingesteld als cliëntverantwoordelijke voor een cliënt

Dit kunt u inzien in de kaart van de kantoorgebruiker, tabblad Cliëntveantwoordelijke. Alleen kantoorgebruikers die voor een cliënt staan ingesteld als cliëntverantwoordelijke ontvangen een e-mail.

Daarna wordt gekeken naar de communicatieinstellingen van de gebruikers

Er wordt gekeken naar de module waaruit het bericht afkomstig is. Bij iedere gebruiker wordt gekeken of het vinkje bij die betreffende modules is aangezet. Alleen gebruikers met het vinkje op aan ontvangen de af te leveren e-mail.

E-mails vanuit Accordering worden verder gefilterd

Wanneer onder 'Rechten accordering kantoorgebruikers' (alleen oude lay-out) is gekozen voor de optie Specificeer accorderingsrechten per kantoorgebruiker, dan wordt er verder filtering toegepast op basis van de vinkjes in de kolom 'Ontvangt notificaties'.

Als er geen ontvanger kan worden bepaald

Wanneer uit bovenstaande volgt dat er geen gebruiker is die de e-mail moet ontvangen, dan wordt gekeken naar welke gebruiker van het kantoor het vinkje 'catchall' aan heeft staan.

Niemand heeft catchall aan staan

Wanneer niemand catchall aan heeft staan, dan wordt er geen e-mail verstuurd aan het kantoor. In veel gevallen ziet uw cliënt hiervan een foutmelding in het systeem.

Kopie e-mail aan cliënt

Voor de cliënten waarbij deze gebruikers zijn ingesteld als cliëntverantwoordelijke kan worden aangegeven of de kantoorgebruiker een kopie moet ontvangen van:

  • E-mailberichten die naar de cliënt worden verstuurd

Doelstelling hiervan is dat een cliëntverantwoordelijke kan monitoren welke acties er allemaal rondom zijn cliënt worden uitgevoerd.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk