Hoe bepaalt Client Online wie van mijn kantoor e-mails ontvangt (communicatieinstellingen)? - standaardinrichting

Waar gaat dit artikel over?

Veel acties in Client Online leiden tot het versturen van een e-mail aan het kantoor. Denk aan:

  • Er is een document geaccordeerd
  • Uw cliënt heeft een  document geupload in dossier

Belangrijk om te weten is dat e-mail altijd wordt verstuurd naar gebruiker. Wanneer u op zoek gaat naar wie waarom een e-mail ontvangt, kijk dan altijd naar de e-mailadressen die zijn ingevuld bij een gebruiker. Het e-mailadres dat is ingevuld in de kantoor- of vestigingskaart wordt niet gebruikt om e-mail naar toe te sturen.

Dit artikel gaat over de standaardinrichting van de communicatieinstellingen. Weet u niet welke inrichting u heeft, dan is dit artikel waarschijnlijk relevant voor uw situatie.

Zie ook: Hoe stel ik in welke gebruiker foutrapporten vanuit een koppeling ontvangt?

Eerst wordt beoordeeld welke gebruikers toegang hebben tot de cliënt

Dit kunt u inzien in de cliëntkaart (bewerken cliënt). Onder het tabblad Kantoorgebruikers ziet u welke kantoorgebruikers toegangsrechten hebben voor de cliënt waarvanuit de e-mail wordt verzonden.

Voor het instellen van toegangsrechten zie dit artikel: Hoe geef ik een kantoorgebruiker toegang tot een selectie aan cliënten?

Daarna wordt gekeken naar de communicatieinstellingen van de gebruikers

Er wordt gekeken naar de module waaruit het bericht afkomstig is. Bij iedere gebruiker wordt gekeken of het vinkje bij die betreffende modules is aangezet. Alleen gebruikers met het vinkje op aan ontvangen de af te leveren e-mail.

E-mails vanuit Accordering worden verder gefilterd

Wanneer onder 'Rechten accordering kantoorgebruikers' (alleen oude lay-out) is gekozen voor de optie Specificeer accorderingsrechten per kantoorgebruiker, dan wordt er verder filtering toegepast op basis van de vinkjes in de kolom 'Ontvangt notificaties'.

Als er geen ontvanger kan worden bepaald

Wanneer uit bovenstaande volgt dat er geen gebruiker is die de e-mail moet ontvangen, dan wordt gekeken naar welke gebruiker van het kantoor het vinkje 'catchall' aan heeft staan.

Niemand heeft catchall aan staan

Wanneer niemand catchall aan heeft staan, dan wordt er geen e-mail verstuurd aan het kantoor. In veel gevallen ziet uw cliënt hiervan een foutmelding in het systeem.

Er wordt gekekeken of een kantoorgebruiker een kopie van de e-mail moet ontvangen

Kantoorgebruikers kunnen worden ingesteld als cliëntverantwoordelijke. Voor de cliënten waarbij deze gebruikers zijn ingesteld als cliëntverantwoordelijke kan worden aangegeven of de kantoorgebruiker een kopie moet ontvangen van:

  • E-mailberichten die naar de cliënt worden verstuurd
  • E-mailberichten die naar het kantoor worden verstuurd

Doelstelling hiervan is dat een cliëntverantwoordelijke kan monitoren welke acties er allemaal rondom zijn cliënt worden uitgevoerd.

Deze instelling heeft geen invloed op alle bovenstaande instellingen (dus ook niet op het catchall gedrag).

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk