Veelvoorkomende problemen bij de verzending van XBRL documenten

Ontdek dat er iets foutgaat in de verzending van een XBRL document

Client Online verzendt in veel gevallen XBRL documenten. Dit kunnen jaarrekening, belastingaangiften of kredietrapportages zijn. In dit verzendproces kunnen op verschillende plekken zaken misgaan. Over het algemeen ontdek je op de volgende manieren dat er iets niet goed gaat:

  1. Je ontvangt een e-mail van het systeem met als onderwerp 'Verzending van een document: mislukt'.
  2. Een klant belt of e-mailt je. Bovenstaand screenshot is wat de klant ziet op het moment van accorderen wanneer er iets niet goed gaat. De klant wordt dus getriggerd om contact op te nemen.

Onderzoek de situatie

Wanneer uit de e-mailmelding niet direct duidelijk is wat het probleem is, onderneem dan de volgende stappen om meer informatie te ontdekken:

  1. Zoek het document op in Accordering Online (via het overzicht). Open het document.
  2. Klik in de linkerkolom op het Verzendrapport.
  3. Klik onder omschrijving de volledige omschrijving open.

Veelvoorkomende situaties

Situatie
Aanpak
Het meegegeven bedrijfsnummer komt niet exact overeen met bedrijfsnummer: .... uit het XBRL bericht.
Deze fout kan ontstaan wanneer het nummer dat in het XBRL bestand is vermeld niet overeenkomt met het nummer zoals dat bij de cliënt bekend is binnen Client Online. Het gaat daarbij om de volgende nummers:
  • OB/ICP: OB-nummer
  • LH: LH-nummer
  • IB: BSN
  • VPB: RSIN
  • KvK/Kredietrapportage: KvK-nummer
Open het XBRL-bestand, of de PDF-weergave ervan en bekijk het identificatienummer. Open nu de klantkaart in Client Online en controleer of dit nummer overeenkomt.

Oplossingen:
  • Wanneer het nummer in Client Online het juiste nummer is: wijzig het nummer in de bronapplicatie waarin het XBRL-bestand is opgemaakt en plaats het document opnieuw. Het bestaande bestand kan worden ingetrokken, of zal vanzelf na 10 pogingen op 'definitief mislukt' komen te staan.
  • Wanneer het nummer in het bestand het juiste nummer is: pas het nummer van de client aan in Client Online (of in de CRM-applicatie waar vanuit de gegevens naar Client Online worden gesynchroniseerd).
Dit is ingebouwd als extra veiligheidsmaatregelen om te voorkomen dat de verkeerde bestanden bij uitvragende partijen terecht komen.
Er is een validatiefout opgetreden.
Deze fout kan ontstaan wanneer er door validatie van de uitvragende partij (KvK, Belastingdienst of Banken) een fout is ontdekt in het bestand die zowel door de bronapplicatie, als door Client Online nog niet is ontdekt.

Oplossing:
De oorzaak van de validatiefout staat in de omschrijving van de foutmelding in het Verzendrapport. Pas de XBRL aan in de bronapplicatie om de foutmelding op te lossen en plaats het document opnieuw. Komt u hier niet uit, neem dan contact op met de support van de betreffende bronapplicatie, aangezien dit pakket verantwoordelijk is voor de correctheid van de XBRL instance. Het bestaande bestand kan worden ingetrokken, of zal vanzelf na 10 pogingen op 'definitief mislukt' komen te staan.
Het document bereikt niet een 'eindstatus' en komt niet op geslaagd. 
Na verzending van het document wacht Client Online op een statusupdate vanuit de ontvangende partij. Dit kan tot enkele uren duren. Uiteindelijk bereikt het document een eindstatus waarna het document op 'Geslaagd' wordt gezet. Zie voor een overzicht van de externe statussen: https://pinkweb.zendesk.com/hc/nl/articles/215288083-wat-betekenen-de-diverse-statussen-in-het-verzonden-overzicht-.

Wanneer na een dag na verzending het document nog steeds niet op 'Geslaagd' wordt komt, dan kan het zijn dat het document blijft hangen bij de verzending naar KvK/Belastingdienst/Banken. In veel gevallen blijft het document dan 'hangen' op status 400 (Afleveren naar uitvragende partij gelukt).

Oplossing:
Neem contact op met support@pinkweb.nl en vermeld daarbij het probleem + het nummer van het document. Wij gaan voor u op zoek naar de mogelijke oorzaak. In de meeste gevallen kan hierdoor het probleem worden opgelost. In sommige gevallen kunnen we u vragen om zelf contact op te nemen met de KvK, de Belastingdienst of de Banken, omdat het probleem een inhoudelijk kwestie betreft.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk